「活動計劃書」
以下是一般活動計劃書的基本要素,應足以應付大部分的要求(包括申請資助)
1. 計劃書名稱 ：
計劃名稱是讀者首先看到的部份，可按不同情況，使用較為傳統或創意的名稱，但必須寫得具體清楚。
2. 策劃者資料 ：
策劃者的姓名、單位、職務應一一寫明。如果是集體計劃的話，所有有關的工作人員姓名、工作單位、職務均應列出。 此外過去有關經驗、獎項等資料亦應簡要列明，以增加讀者信心。
3. 計劃書完成時間：
按照計劃書完成的時間填寫。如果計劃書經過多次修正更要加上修正版本及最後定案日期。
4. 計劃理念及目標：
此部分為整份計劃書的核心價值所在，計劃的目標要具體明確。
5. 協辦單位和贊助單位：
這部分為必要項目，當協作的單位較多時，最好多印幾份不同的封面，就不同單位將她們的名稱印在最上面，再列出其他協作單位，這除了表示尊重外，也讓對方知道他們是首選，但不是唯一的選擇。可以讓對方提高接受計劃書的可能性。
6. 活動特色：
活動是否有與眾不同的特點？市場上有沒有類似的活動？這些都是主辦單位的主管、協作團體以及參加者，甚至傳媒都關注的問題。一個頗具特色的活動，其吸引性是不言而喻的。
7. 活動的內容和細節：
這是計劃書中另一個重要部分，包括活動形式、服務對象及人數（受惠者）、活動日期、時間、嘉賓等等。具體內容因活動種類的不同而有所變化，但必須以讓讀者一目了然為原則，切忌過分詳盡、複雜。
8. 活動場地和設備：
進行活動中需要的場地、何種設施，需提供場地何種方式的協助（音響、帶位等），均要加以說明。
9. 宣傳計劃及招募方法：
任何活動都需要向目標參加者宣傳並進行招募工作。完美的活動策劃，卻沒有參加者，這絕對是一大浪費。宣傳方式可以由直接邀請到公開宣傳都可以，主要視乎活動性質和需要。良好及有效的活動宣傳，對活動報名和推廣有很大作用，參加者會對活動亦有更大信心。
10.活動進度表：
行動進度表則是把計劃活動的全部過程擬成時間表，何時要開始做什麼、期間多長，可以加劃圖表以時間軸表示，重點項目可字體放大或粗體處理，如此一來把該做的事有條不紊的列出，日後執行計劃只需按部就班即可。
11. 財政預算表：
活動計劃必定是一項複雜的系統工程，需要花費一定的人力、物力和財力，因此，必須進行周密的預算，使各種花費時，最好繪出表格，列出總目和分目的支出內容，既方便核算，又便於以後查對。
12.活動成效預測：
提出評估成效的方式，並根據掌握的資料，預測活動推行後的效果。一個好的活動計劃，其效果是可期待的、可預測的，而且結果經常與事先預測的效果相當接近。 預測的內容最好實體化、數量化，不應有空泛的內容。
13. 應急方案：
預先設想各種發生不可抗力因素之事件，可提供應變方案。在戶外活動中，最常見應急方案的是雨天程序，如何在天氣轉變中安全及順利完成活動。
14. 贊助形式及鳴謝方式：
如活動有團體提供任何類型的贊助，有需要在計劃書中列明將會如何作出鳴謝，例如於所有宣傳品印上贊助團體的名稱等。
15. 跟進及聯絡方法：
於計劃書結尾部份，宜清楚列明聯絡及跟進方法，如計劃書審閱者對計劃感到興趣，或想查詢進一步詳情，亦可以根據聯絡方法與主辦團體的活動策劃者聯繫。
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如果只為機構內部計劃書,很多時候只需要簡單的文件,如下列附件,
基本上有主要的項目內容.
參考資料: 活動管理全攻略 (有網上預覽呀!) |
發表於 2011-5-13 06:29 PM
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